Zmena práce je v profesijnom i osobnom živote zvyčajne dosť významná udalosť a zväčša aj riadne premyslený krok. Prameniť môže z jednoduchej túžby posunúť sa vpred a niečo dokázať, inokedy je zasa dôsledkom dlhodobej nespokojnosti a niekedy si ju priam vynútia životné okolnosti typu svadba, presťahovanie či narodenie dieťaťa. Nech už sú dôvody na zmenu zamestnania akékoľvek, isté je, že s novou prácou prichádza aj nová výzva – zvyknúť si, zapracovať sa, zapadnúť do kolektívu... Vedeli ste, že s dobrým zamestnávateľom na to nemusíte byť sami?
Anglicky hovoriaci svet má pre systém prijímania a integrovania nového zamestnanca termín „onboarding“, ktorý sa v manažérskom slovníku začal objavovať už niekedy v 70. rokoch minulého storočia. A hoci u nás nejde o veľmi známy pojem a slovenčina ani nemá jednoslovný ekvivalent, ktorý by termín patrične vystihoval, onboarding neustále naberá na význame.
Mimochodom, autori originálneho pojmu si tiež zrejme pomohli námorníckou či leteckou terminológiou (on board – na palube), keď naozaj priliehavo pomenovali proces prijatia a zaškolenia, počas ktorého sa z „nového človeka na palube“ stane „plnohodnotný člen posádky“.
To, ako sa organizácia k prijatiu a adaptácii nových zamestnancov stavia, vypovedá nielen o kvalite jej riadenia, ale aj o úrovni vnútropodnikovej komunikácie a tiež o prístupe k svojim vlastným zamestnancom. Kvalitný onboarding jednoducho patrí k základným rozlišovacím znakom, podľa ktorých spoznáte dobrú firmu.
Aby prišli a stali sa platnými členmi tímu
Dôvodom, prečo onboardingu zamestnávatelia venujú zvýšenú pozornosť, je snaha udržať si novoprijatých zamestnancov. V personalistickej praxi je totiž všeobecne známou štatistikou, že približne tretina všetkých zamestnancov, ktorí sa rozhodnú zo zamestnania odísť, to urobí počas prvých troch mesiacov v novej práci. Je teda celkom logické, že ak firma venuje úsilie a pozornosť už samotnému výberu kandidáta na pracovnú pozíciu, má záujem uľahčiť mu aj vstup do firemného prostredia. Cieľom je, aby sa čo najskôr adaptoval a bol pre zamestnávateľa očakávaným prínosom.
Väčšina ľudí si pod pojmom onboarding vybaví prvotné predstavenie kolegom, pridelenie pracovného miesta a vybavenia či úvodné školenie o bezpečnosti práce. Všetko sú to nepochybne dôležité súčasti prvých dní v novom zamestnaní, no onboarding je oveľa komplexnejší a najmä dlhodobejší integračný proces.
Ako hovorí riaditeľka sekcie Ľudské zdroje v Stredoslovenskej energetike (SSE) Katarína Baďurová, v SSE je adaptačná fáza zamestnanca – onboarding – nastavená na prvé tri kľúčové mesiace, a keďže Stredoslovenská energetika je veľkou spoločnosťou s vyše 350 zamestnancami, jednotlivé kroky adaptačného procesu sú aj formalizované. Paradoxne, práve formalizovanie môže celý proces výrazne zjednodušiť zamestnancovi aj zamestnávateľovi: stanovené sú jasné pravidlá pre obe strany, je zrejmá následnosť jednotlivých krokov, na nič sa nezabudne a ostane tak aj priestor na individuálny prístup.
Ako teda vyzerá onboarding v modernej energetickej firme?
Deň prvý: informácie, informácie, informácie
Prvý pracovný deň v SSE začína pre nového zamestnanca akýmsi adaptačným tréningom, ktorý strávi v spoločnosti špecialistov oddelenia Ľudských zdrojov. „Nového kolegu si vyzdvihneme a informujeme o všetkom, čo ho v prvý deň čaká. Dostane od nás základné informácie o organizácii a štruktúre spoločnosti, predstavíme mu komunikačné nástroje, ktoré v spoločnosti používame, prevedieme ho činnosťami zamestnanca a povinnosťami zamestnávateľa. Absolvuje aj spomínané nevyhnutné školenia od BOZP cez požiarnu ochranu, GDPR až po životné prostredie. Dostane takisto aj informácie o tom, aké ďalšie vzdelávacie aktivity máme pre neho pripravené, aby mu pomohli pri práci na jeho pozícii. Dôležitou súčasťou prvého dňa je aj fotografovanie. Nielen na zamestnanecký preukaz, ale predovšetkým do našej intranetovej databázy. Tá slúži aj na to, aby sa zamestnanci navzájom mohli spoznať, vedeli si vizualizovať k menu kolegu aj jeho tvár. Na konci adaptačného dňa si nového kolegu vyzdvihne jeho priamy nadriadený a odvedie si ho na pracovisko,“ približuje K. Baďurová.
Počas onboardingu komunikujte, očakáva sa to!
Hoci to, ako bude celé adaptačné obdobie vyzerať, závisí od konkrétneho pracovného zaradenia zamestnanca, niektoré časti procesu sú spoločné. „Pochopiteľne, úplne inak vyzerá adaptačný tréning a zaškoľovanie, ak niekto nastupuje, povedzme, na oddelenie Ľudských zdrojov, a inak, ak bude pracovať v zákazníckych službách,“ vysvetľuje K. Baďurová a dodáva, že to, čo je spoločné, je napríklad aj prístup k hodnoteniu.
„Základný princíp je rovnaký, nech ide o akúkoľvek pozíciu. So svojím priamym nadriadeným – manažérom, si nový zamestnanec pri prvom stretnutí spoločne určia ciele a očakávania, ktoré od seba navzájom majú na nasledujúce tri mesiace. Stanoví sa aj hodnotiaca škála, podľa ktorej sa bude plnenie týchto cieľov vyhodnocovať pred skončením adaptačného obdobia. Dôraz sa kladie práve na vzájomnosť, rozhodne to nemá byť jednostranný proces.“ Ciele stanovené pre trojmesačný onboardingový proces sa pritom nemusia týkať výlučne iba odbornosti nového zamestnanca. Ide aj o to, aký prístup má k vzdelávacím aktivitám, ktoré sú v dynamicky sa meniacom prostredí energetiky nevyhnutné, ako zvláda svoje pracovné nástroje, ako rozvíja svoje zručnosti, ako sa podieľa na tímovej práci, či zapadne do kolektívu.
Následne už procesom onboardingu nemusí nového zamestnanca nevyhnutne sprevádzať priamo manažér, môže to byť služobne starší a skúsenejší kolega, ktorý sa na toto obdobie stáva mentorom nováčika. Priebežná a pravidelná komunikácia s priamym nadriadeným je však počas celej integrácie absolútna nevyhnutnosť. „Len pri zachovaní vzájomnej komunikácie môže manažér ,vytiahnuť‘ z nového zamestnanca to najlepšie. Ak by komunikácia chýbala, nováčik nemusí mať pocit záujmu a podpory, a to by mohlo spôsobiť aj to, že pracovný pomer sa úplne zbytočne predčasne ukončí,“ dôvodí nevyhnutnosť komunikácie K. Baďurová. Prízvukuje, že charakteristickou črtou celého procesu onboardingu je teda vzájomná komunikácia a tiež ústretovosť. „Ak sa niekomu dostane ústretového prijatia, má v budúcnosti tendenciu vrátiť ho, správať sa ústretovo vo vzťahu k iným kolegom, a to má, pochopiteľne, vplyv na medziľudské vzťahy a dobrú atmosféru vo firme.“
Koniec je vlastne nový začiatok
Adaptačná zaškoľovacia fáza v SSE končí po troch mesiacoch, čo prakticky kopíruje trvanie skúšobnej lehoty. Minimálne dva týždne pred jej uplynutím sa opätovne stretnú nový zamestnanec a nadriadený manažér, aby spoločne vyhodnotili celý priebeh zaškoľovacieho procesu, a aby bolo zamestnávateľovi aj zamestnancovi jasné, či sa s ním počíta po skúšobnej lehote. Na základe vopred stanovenej hodnotiacej škály sa aj formálne vyhodnotí splnenie cieľov vytýčených na začiatku onboardingu – odborných aj osobnostných.
Dôležité je, že opäť ide o obojstranný akt. „Nie je to žiadne surové neosobné jednostranné hodnotenie. Nehodnotí totiž len zamestnávateľ zamestnanca, ale aj naopak. Nový zamestnanec sa vyjadruje k tomu, ako vnímal pridelené úlohy a ciele, ako mu boli poskytované informácie, či dostal dostatočnú mieru podpory, čo bolo alebo nebolo z jeho pohľadu v poriadku,“ objasňuje riaditeľka Ľudských zdrojov v SSE a dopĺňa, že spätná väzba a závery z týchto vzájomných hodnotení predstavujú pre špecialistov ľudských zdrojov cenné informácie, s ktorými sa dá ďalej pracovať, aby sa onboarding mohol neustále vylepšovať.
Uplynutím trojmesačného obdobia sa síce onboarding v SSE formálne končí, adaptácia na neustále zmeny, ktoré sú pre prostredie energetického biznisu typické, však pokračuje kontinuálnym vzdelávaním zamestnancov. Ale to už je iná téma.
O spoločnosti ÚVOD
Prečo si vybrať SSE
